Як навести лад в Apple Notes: теки, теги та смарт-теки

Після року користування застосунком «Нотатки» на iPhone там зазвичай накопичується сотня записів: список покупок поруч із паролем від Wi-Fi, чернетка листа й рецепт борщу. Шукати доводиться через пошук, щоразу навмання згадуючи слово. Виправити це можна за один вечір, якщо не вигадувати складну систему, а поєднати три вбудовані інструменти: теки, теги й смарт-теки.

Теки: основа, а не смітник

Теки задають скелет. Для початку вистачить трьох верхніх рівнів за сферами життя: «Робота», «Дім» і «Навчання». Усередині «Роботи» заведіть підтеки під проєкти, усередині «Дому» — під ремонт, подорожі, здоров’я. Якщо вам знайомий метод PARA, згодяться чотири теки: «Проєкти», «Зони відповідальності», «Ресурси» й «Архів». Нотатку, що втратила актуальність, просто перетягніть в «Архів», а не видаляйте.

Головне правило — не заглиблюватися більш ніж на три-чотири рівні. Тека в теці в теці в теці виглядає охайно рівно до дня, коли треба щось терміново знайти: доводиться відкривати кожну по черзі. Створити теку можна у списку тек застосунку кнопкою з плюсом унизу, деталі є в довідці Apple про теки в Нотатках.

Слабке місце тек одне: нотатка може лежати лише в одній із них. Конспект наради з проєкту стосується і «Роботи», і «Планів на рік». Тут у гру вступають теги.

Теги: зв’язки між теками

Тег — це слово з решіткою прямо в тексті нотатки, наприклад #ідеї або #терміново. Нотатка лишається у своїй теці, але за тегом її можна знайти серед усіх інших, не копіюючи. Застосунок збирає всі теги в списку тек, і одним дотиком ви бачите все, що ними позначено.

Помилка новачків — завести сорок вузьких тегів. За місяць ви самі не згадаєте, чим «#зустріч-клієнт» відрізнявся від «#клієнти-зустрічі». Візьміть 5–8 широких: «дослідження», «ідеї», «дедлайн», «пріоритет», «зустріч», «плани-2026». Тег має відповідати на питання «що з цією нотаткою треба зробити або до чого вона належить», а не переказувати її назву.

Є й протилежна школа: майже без тек, самі теги. Для невеликого архіву так навіть швидше, але коли нотаток понад двісті, без тек стає тісно. Про теги й інші прийоми організації нотаток розповідає сторінка підтримки Apple.

Смарт-теки: лад без ручної роботи

Смарт-тека — це збережений пошук. Ви один раз задаєте умови (тег, наявність чекліста, дата), а застосунок сам збирає відповідні нотатки. Класичний приклад — смарт-тека «Терміново»: у неї потрапляє все з тегом «#пріоритет» і всі нотатки з невиконаними пунктами чекліста. Нотатки при цьому лишаються у своїх теках, а якщо смарт-теку видалити, нічого не зникне.

Смарт-тека працює лише на акуратних тегах. Якщо одного разу написали «#терміново», а іншого — «#пріоритет», друга нотатка до добірки не потрапить. Домовтеся із собою про одне слово й тримайтеся його.

У смарт-тек є обмеження: їх не можна вкласти в інші теки, вони живуть у загальному списку. Тому на практиці зручно мати дві-три: «Терміново», «Ідеї на потім» і «Цього тижня», а решту лишити звичайним текам.

Як зібрати все докупи

Робоча схема виглядає так. Теки відповідають на питання «де це живе»: «Робота», «Дім», «Навчання» з підтеками не глибше за три-чотири рівні. Теги відповідають на питання «що це»: п’ять-вісім загальних слів. Смарт-теки відповідають на питання «що мені потрібно зараз»: збережені пошуки за тегами й чеклістами.

І раз на місяць витратьте десять хвилин на ревізію: перенесіть завершене в архів, злийте схожі теги й видаліть смарт-теки, якими не користуєтеся. Систему, яку ніхто не чистить, за пів року перетворюється на той самий смітник, тільки з гарними назвами. Усе це однаково працює на iPhone, iPad і Mac, якщо ввімкнено синхронізацію через iCloud.